RPA, czyli robotics process automation to nic innego jak „robotyzacja procesów”. Wśród nich ważne miejsce zajmują procesy biurowe. Wiele z nich jest schematycznych, a ich sposób wykonywania jest jasno sprecyzowany: odbywa się wg określonych reguł. To powoduje, że automatyzacja procesów biurowe jest idealnym polem do wdrażania innowacji.
Automatyzacja procesów biurowych jest możliwa dzięki technologiom, które wdrażane do organizacji wykonują pracę za pracownika. Istotą robotyzacji jest odwzorowanie pracy wykonywanej przez człowieka na komputerze, dlatego to tym procesom należy uważnie się przyjrzeć. Oczywiście celem jest, aby zadania zostały zrealizowane z odpowiednią precyzją, minimalną liczbą błędów i najlepiej – szybciej niż wykonałby to etatowy pracownik albo podwykonawca. Być może brzmi mało realistycznie, ale jest to możliwe. Szacuje się, że już dzisiaj aż 80% procesów można poddać automatyzacji, która będzie optymalna z perspektywy ekonomicznej i organizacyjnej.
Robotyzacja procesów biurowych: gdzie znajduje zastosowanie?
Istnieje kilka obszarów, w których boty, także te głosowe, mogą skutecznie działać. Po testowym okresie wdrożenia mogą nawet samodzielnie realizować powierzone im zadania. Jakie obszary są szczególnie polecane do wykonania biurowej robotyzacji? Poniżej wymieniamy kilka branż: księgowość, logistykę, HR, zarządzanie.
RPA w księgowości
Procesy księgowe to m. in. wprowadzanie dokumentów (faktur) do systemu, odnotowywanie, zatwierdzanie, monitorowanie płatności, sporządzanie raportów. Większość takich zadań to idealni kandydaci do automatyzacji. Także kolejne kroki związane z monitorowaniem płatności takie jak windykacja to procesy, które można oddać „do wykonania” na przykład voicebotowi.
RPA w logistyce
W ramach tego obszaru działalności robotyzować można całkiem sporo: śledzenie przesyłek, wysyłanie powiadomień do klientów o etapie transportu ich wysyłki, obsługę klientów przy procesie składania zamówienia. Także kontakt z poszczególnymi podwykonawcami może odbywać się w uregulowany odgórnie i zautomatyzowany sposób.
RPA W HR
W działach HR robotyzacja także może być bardzo pomocna. Wspieranie procesów związanych z rozliczaniem wynagrodzeń, premii, delegacji, urlopów czy nieobecności jest jak najbardziej zasadne. Robotyzacja świetnie też poradzi sobie w procesie rekrutacji (wstępne selekcja kandydatów, ich kategoryzacja i komunikacja) oraz wdrażanie nowych pracowników (tworzenie kont dla nowych osób). Także schematyczne działania jak resetowanie haseł, sprawdzanie statusu zgłoszonych wniosków czy segregowanie informacji to zadania, w których świetnie sprawdzą się narzędzia RPA.
RPA w zarządzaniu
RPA jest narzędziem przydatnym także dla kadry zarządzającej i osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji, dlatego też coraz więcej osób pełniących takie funkcje interesuje się tym tematem. Wyszukiwanie informacji w systemach, zbieranie ich i przetwarzanie, aby podpowiadały właściwe kierunki działań to kolejny obszar automatyzacji, ponieważ może pomóc podejmować właściwe decyzje na najwyższym szczeblu.
Robotyzacja procesów biurowych z voicebotem?
Asystenci biurowi („biurowe roboty”) nierzadko wspomagani będą sztuczną inteligencją, ale także technologiami głosowymi. Oba te rozwiązania mogą okazać się niezwykle skuteczne przy schematycznych pracach.
Wyjątkowo efektywne dla pracowników mogą okazać się na przykład współpracujące z nimi voiceboty. Wirtualni asystenci, którzy reagują na głos, potrafią szybko wyszukać informacje z systemów bez konieczności pisania na klawiaturze czy czytania. Takie działanie może być bardzo pomocne np. dla przedstawicieli handlowych pracujących w terenie czy pracowników, którzy chwilowo nie mają dostępu do komputera.
Robotyzacja procesów biurowych: główne korzyści
Robotyzacja procesów biurowych jest kluczowym obszarem dalszego rozwoju, ponieważ oznacza lepsze warunki pracy zarówno dla zatrudnionych osób, jak i usprawnienia dla organizacji. Odciążenie od schematycznej pracy, pozwoli na skierowanie zaangażowania pracowników na bardziej wymagające obszary. Jednocześnie szybka realizacja schematycznych, ale mimo wszystko kluczowych procesów, pozwoli zrealizować działania, których oczekują klienci i pracownicy firmy. Docelowe korzyści z robotyzacji dla firmy to szybsze działanie, oszczędności, sprawniejszy obieg dokumentów, a także lepszy odbiorów firmy przez otoczenie zewnętrzne.